Flujo rápido de
administración

Eloy Dewey Castilla.

En varias ocasiones he sido testigo de cómo atiborran a un jefe con solicitudes desusadas, caprichosa o no cubiertas en las políticas generales con que se opera una organización.

Le parecen familiares los siguientes casos: permiso para faltar, permiso para asistir a un evento de un hijo en horario de oficina, autorización para llevarse la computadora o venir a trabajar el sábado y reponer algún permiso anterior.

Cuando el asistente del jefe le dice la fecha para que se le plantee un problema, normalmente el jefe hará las preguntas típicas a cualquier situación: qué quiere, cuándo, por qué, a cambio de qué, etc.

Es normalmente verbal el planteamiento.

El jefe, lo remitirá a la aplicación de una política vigente o él decidirá con la información a la mano de acuerdo al estado de ánimo en que se encuentre y la afinidad que tenga con el solicitante.

Esto sucede a diario con un consumo de tiempo extraordinario, resolviendo casos casi personales en lugar de estar enfocado a obtener los resultados de su puesto.

Por eso se “ven” tan ocupados atendiendo asuntos cotidianos que ni siquiera vendrían al caso en que el jefe malgastara su valioso tiempo.

He visto funcionar de maravilla un procedimiento para acabar con este gasto de tiempo inútil, totalmente improductivo:

Si un subalterno tiene un caso raro, desusado, caprichoso, “especial” no cubierto en las reglas o normas que se aplican habitualmente, que le entregue a su asistente en una hoja de papel carta con la respuesta a tres preguntas: ¿cuál es la situación o problema a resolverse? La segunda: proporciona datos o antecedentes de esa situación, y finalmente plantéale una solución lógica y completa para que el jefe con un simple vistazo la apruebe o la desapruebe. (Que sea concreto y sin rollos innecesarios)

Cualquier organización exitosa opera con principios administrativos probados, sea cual fuere su tamaño. De no ser así, quebraría al poco tiempo y estaría gastando más de lo que le ingresa.

Con lástima les informo que en la administración pública no sucede lo mismo, mientras te sujetes a un presupuesto autorizado. Sería demasiado falto de sentido común cuando un administrador público quiebre a su unidad asignada.

O quiere heredar su incompetente administración a las siguientes administraciones utilizado el deslumbre artificial de obras y servicios hechos con un dinero que no está dentro de un presupuesto o simplemente el ego fue superior a la realidad a pesar de todas las llamadas de atención recibidas.

Para medir el buen desempeño de una administración pública de cualquier nivel, primeramente la administración entrante debería establecer indicadores para su gestión; ¿qué es eso? Aquellas metas y planes que harán que su área de responsabilidad vaya hacia adelante y hacia arriba. Que sean indicadores públicos, transparentes y actualizados. No son chambas de gobierno por no encontrar trabajo por fuera, tampoco escalafonarias (a menos que hubiese un sistema profesional de carrera), y tantas razones que sólo los políticos saben explicar.

Tenemos mucho rezago como para andar perdiendo el tiempo en solicitudes intrascendentes.