Lic. Simón Álvarez Franco.
Hemos hablado anteriormente de este tema con referencia a la poesía, ahora entramos a verlo desde un punto diferente, más pragmático puesto que es el único elemento que iguala a todos los seres humanos; todos tenemos al igual 1,400 minutos cada día para vivirlos, de forma diferente, gozarlos, ignorarlos, ganarlos o perderlos, ningún ser humano tiene más o menos mientras viva. La única diferencia está en cómo los usemos. ¿Te has puesto a pensar es un recurso que todos poseemos por igual?, ¿Qué nadie tiene más o menos que el vecino? Es un recurso que se acaba, no puede venderse ni comprarse, se tiene por igual para el pobre o para el rico, para el mandatario o para el esclavo.
Tuve un amigo que en nuestra última charla, enfermo y agobiado al estar atacado por una enfermedad terminal, me dijo: tú sabes que tengo muchos amigos, a mis enemigos no los incluyo en el deseo que tengo porque sé que ni me escucharían. ¿Qué deseas de tus amigos?, pregunté. Me respondió: “Quisiera que cada uno de ellos, me regalara 15 minutos del tiempo de su vida, para con ellos acumulados, me dé tiempo de terminar las obras que he pensado escribir”. Este amigo se llamaba Luis Spota, creador de más de cuarenta libros e infinidad de reportajes interesantes.
Este tema de ninguna manera es un test psicológico ni técnico, es sólo que quiero compartir con ustedes algo de lo que he aprendido en mi larga vida, a través de mis empleos en sólo tres empresas y mis estudios en algunos Institutos Superiores, a través de mi larga vida (próximo a cumplir 90 años) sólo he tenido empleos en tres empresas, me considero estable, por haber desarrollado en cada uno; 30, 27 y 18 años respectivamente. Hay que tomar nota que simultáneamente con esos empleos, fui maestro y catedrático en tres universidades del país, lo que hoy les presento son más bien comentarios y consejos adquiridos durante una larga vida de trabajo; Casi siempre omito en mis currículos los aspectos de maestrías y posgrados en Capacitación de Ventas y Recursos Humanos, actividades que no considero trabajos, ya que para mí han sido oportunidades para realizarme como Ser Humano y aprender de tantos maestros y amigos que afortunadamente he conseguido.
I.- FORMAS DE CONSIDERAR EL TIEMPO
– El Tiempo como nuestro amo.
– El Tiempo como nuestro enemigo
– El Tiempo como un misterio.
– El Tiempo como nuestro esclavo.
II.- HACIA UNA FORMA NEUTRAL DE VER AL TIEMPO
Usar el Tiempo con eficacia, depende tan sólo de la identificación diaria de prioridades de las cosas que tenemos que hacer. Tenemos que decidir cuáles son las los objetivos principales en nuestra vida y luego establecer prioridades cada día, en relación a estos objetivos.
Probablemente esta verdad de organizarnos a nosotros mismos, es tan simple, que se nos escapa a muchos y empezamos a preocuparnos del “TIEMPO”.
Las frustraciones ante el Tiempo son causadas, en gran parte, por nuestras actitudes hacia el TIEMPO.
LAS ACTITUDES MÁS COMUNES HA CIA EL TIEMPO:
a).- PENSAR QUE PARA PROSPERAR TENEMOS QUE SABER MANEJAR AL TIEMPO.
Esto es imposible, ya que nadie puede manejar al TIEMPO, PUES NO PODEMOS manejar algo sobre lo cual no tenemos control en lo absoluto; pero sí podemos APRENDER A MANEJARNOS A NOSOTROS MISMOS.
b).- DECIR “NO TENGO TIEMPO PARA HACER ESTO”,
Expresión que usamos muy comúnmente. Pero que muy probablemente no corresponde a la verdad, Ya que SÍ tenemos Tiempo, simplemente elegimos no usarlo de esta manera, ya que puede tratarse de una tarea que no es muy agradable y preferimos no hacerla; eso está bien, pero ¿por qué echarle la culpa al Tiempo?
c).- DECIR: “ÉL TIENE MÁS TIEMPO QUE YO”-
Todos los humanos somos miembros del mismo Club. El Club 1440. Todos tenemos los mismos 1,440 minutos diarios, pero cada cual los usa haciendo cosas diferentes por selección o por hábito.
d).- EL NO SABER DECIR “NO”
Este tema nos provoca ansiedad acerca del tiempo, ya que probablemente tratamos de atender muchos asuntos o ejecutar muchas tareas en una cantidad determinada de tiempo, por querer quedar bien con todos.
Lo importante es desechar de nuestro subconsciente todas esas actitudes negativas, frustraciones y ansiedades sobre el Tiempo. El manejo de nosotros mismos y de nuestra responsabilidad personal, es lo que debe ocupar nuestro interés, no el TIEMPO.
Nuestra vida está hecha de TIEMPO, esos 1,440 minutos son el más valioso tesoro que ya poseemos, no debemos preocuparnos por él.
NOTA: Sugiero imprima los cuestionarios para leerlos y responderlos con calma.
III.- IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
A continuación aparecen 7 preguntas que se han considerado claves para obtener
un enfoque sobre las presiones de tiempo de un ejecutivo.
Por favor responda a ellas en la forma más objetiva posible:
1.- ¿CON QUÉ FRECUENCIA ES LA FALTA DE TIEMPO UN TEMA DE PREOCUPACIÓN PARA USTED?
MUY FRECUENTE _____ FRECUENTE _____ POCO FRECUENTE _____
2. ¿CUÁL DE LAS ALTERNATIVAS SE APROXIMA MÁS A LA FORMA EN QUE USTED PERCIBE LA REACCIÓN QUE TIENE?
a).- Normalmente intentando recuperarlo _____
b).- Normalmente obedeciendo sus demandas _____
c).- Normalmente intentando escaparle _____
e).- Normalmente contemplándolo como un juez objetivo
de cómo se está _____
f).- Normalmente viéndolo de hacer lo que se pueda _____
3.- ¿CON CUÁNTO TIEMPO CREE USTED QUE DISPONE PARA LAS SIGUIENTES ÁREAS DE SU VIDA? MUCHO SUFICIENTE POCO
TRABAJO _____ ______ _ ___
FAMILIAR Y SOCIAL _____ _____ _____
AFICIONES PERSONALES, _____ _____ _____
DESCANSO E INTERESES _____ _____ _____
ACTIVIDADES RELIGIOSAS, _____ _____ _____
BENEFICAS, O DE LA COMUNIDAD _____ _____ _____
4).- ¿HA FIJADO USTED EXPLÍCITAMENTE SUS METAS Y OBJETIVOS?
SI _____ NO _____
5).- ¿HA HECHO USTED EN ALGUN OCASIÓN, UN ESTUDIO DE LA FORMA EN QUE EMPLEA SU TIEMPO?
SI _____ NO _____
6).- ¿CÓMO CLASIFICARÍA USTED LO SIGUIENTE, EN EL ORDEN EN QUE LE CREA PROBLEMAS DE TIEMPO? POR FAVOR, DÉLES UN NÚMERO A CADA UNO:
– La gente interrumpiendo su trabajo.
– Reuniones o Juntas.
– Teléfono.
– Obtener acceso a la información.
– Otros (por favor escríbalas y clasifique si las hay, dándoles orden.
7).- ¿CON QUÉ REGULARIDAD APARTA USTED TIEMPO PARA ESTAR A SOLAS, A FIN DE PLANIFICAR O REFLEXIONAR SIN NINGUNA TAREA ESPECÍFICA QUE HACER?
Diariamente _____
A veces _____
Nunca puedo _____
IV.-A CONTINUACIÓN, REPASEN LA LISTA QUE REALIZARON AL INICIO DE ESTA SESIÓN, PARA[SA1] ANALIZARLA SEGÚN LAS SIGUIENTES PREGUNTAS:
A).- ¿Cuántas cosas eran esenciales, comparándolas con las que eran triviales?
B).- ¿Cuántas fueron planeadas con anticipación?
C).- ¿Anotó usted el tiempo empleado en planear?
D).- ¿Empleó usted el tiempo en conseguir alguna meta? ¿En mejorar usted mismo?
Como parte de la Teoría de la Administración, la Administración del Tiempo incluye Planificación, Organización y Control. La falta de planificación del tiempo, resulta en la pérdida de control de las circunstancias que nos rodean.
Un buen planificador es quien ha desarrollado las capacidades para determinar cuáles son las actividades importantes, y cuáles las intrascendentes, e invertir su tiempo en un esfuerzo productivo y significativo.
Planificar es desglosar en unidades, así como programar la acumulación de problemas, lo que hace que el trabajo de vencer la inercia resulte mucho más fácil.
El secreto consiste en decidir lo que uno realmente necesita y quiere hacer, para no perder tiempo en actividades menos importantes, o sea, planear por adelantado, asignar prioridades al uso de nuestro tiempo y aprender a no posponer las cosas.
Esto no quiere decir que uno deba “superorganizarse” y planear todo lo que vaya a hacer hasta el mínimo detalle (lo que nos dejaría menos tiempo para hacerlo), tampoco supone estar “superocupado”, sin poder desperdiciar un solo minuto y apresurarnos constantemente por cumplir con un plazo imposible, (lo que no es vida).
La manera de usar el tiempo responde a una opción individual, muy personal, algunas actividades son esenciales para nuestro trabajo, pero si después de hacer todo lo posible para manejar nuestro tiempo, seguimos creyendo que no disponemos del suficiente, tal vez debamos revisar nuestra situación bajo los siguientes factores:
1.- La planificación de nuestro tiempo debe incluir tanto nuestra actividad de trabajo como las personales.
2.- Repetirnos todos los días la pregunta: ¿Cuál es el mejor uso que puedo dar a mi tiempo?
3.- Ser conscientes de que no existe una receta mágica para controlar nuestro tiempo; el uso de las técnicas de control del tiempo tienen, en mucho, un carácter sumamente personal; nadie puede usar todas las técnicas disponibles, hay que escoger las que mejor nos sirvan.
4.- No esperemos un éxito instantáneo en la gestión de nuestro tiempo; cualquiera que sea la técnica que escojamos, necesitará una práctica constante hasta que nuestras reacciones sean automáticas.
5.- Siendo disciplinados y sistemáticos, así como descartando de nuestra mente las actitudes negativas en relación al tiempo, hará que cualquier técnica que elijamos sea efectiva.
6.- Para que la planificación de nuestro tiempo sea eficaz, debe hacerse por escrito, todo plan que exista en nuestra mente, será totalmente inútil.
V.- ¿QUÉ TAN EFICAZMENTE UTILIZAMOS NUESTRO TIEMPO?
He aquí una lista que debe contestar afirmativa o negativamente en el guión que antecede a cada una y que puede ayudarle a eliminar pérdidas diarias de su tiempo.
___ ¿Se levanta tarde por la mañana?
___ ¿Se queda en la cama despierto antes de levantarse?
___ ¿Al llegar al trabajo se detiene a charlar con otros antes de llegar a su escritorio?
___ ¿Lee el periódico en su escritorio por la mañana?
___ ¿Toma café en su escritorio, antes de empezar a trabajar?
___ ¿Hace trabajo personal antes de hacer el que le da sustento?
___ ¿Lee revistas de su profesión o informes no importantes por la mañana al llegar a su trabajo?
___ ¿Comienza a trabajar despacio por falta de interés o motivación?
___ ¿Se precipita a hacer una labor sin pensar primero bien ella y comete errores que le hacen perder tiempo porque debe repetirla?
___ ¿Tiene usted muchos deberes diferentes?
___ ¿Tiene usted muy diferentes problemas que debe enfrentar
___ ¿Distribuye el tiempo para asegurarse de que el tiempo productivo está en equilibro con el tiempo que se invierte en la preparación y en las tareas administrativas?
___ ¿Ordena la manera en que va a realizar el trabajo en forma de aprovechar mejor sus energías?
___ En ése orden de trabajo, ¿Asigna un tiempo a situaciones imprevistas o de urgencia?
___ ¿Se protege usted contra las interrupciones?
___ ¿Delega usted en otros las tareas que ellos puedan realizar en apoyo del que usted realiza?
___ ¿Utiliza los aparatos, máquinas, herramientas o utensilios de los cuales se obtienen la mayor productividad?
___ ¿Cuándo tiene que hacer un viaje de trabajo, ¿Prepara su itinerario de forma de recorrer el mayor territorio posible o de tratar el mayor número de asuntos posibles?
___ ¿Tiene tareas alternas qué hacer en las esperas?
___ ¿Tiene visitas alternas qué hacer en caso de que le falle una entrevista?
___ ¿Se ocupa de sus finanzas personales durante las horas de trabajo?
___ ¿Dedica algún tiempo a sus pasatiempos personales?
___ ¿Habla con sus amistades personalmente o por teléfono?
___ ¿Emprende actividades para su provecho personal?
___ ¿Asiste a juntas o reuniones innecesarias?
___ ¿Invertir mucho de su tiempo en conversaciones no se sacaría nada nuevo.
___ ¿Hace o atiende muchas llamadas telefónicas?
___ ¿Pone fin a una entrevista o conferencia cuando le parece que prolongándola no se sacaría nada nuevo?
___ ¿Trabaja tanto en un problema que llega a desatender otros de igual o mayor importancia?
___ ¿Elige los materiales para desechar los innecesarios o improductivos?
___ ¿Pasa tan de prisa por el material de lectura a fin de llegar a las ideas principales, deteniéndose para leer selectivamente?
___ Cuando escribe, ¿Hace esbozos sencillos, para las cartas, las comunicaciones de su oficina y los informes? ¿Y esbozos más detallados para otros escritos más complicados?
___ ¿Emplea un estilo directo y sencillo de comunicación y dice en seguida lo que quiere decir? ___¿Se sirve de fórmulas de carta entera o de párrafos y de otros métodos para facilitar la correspondencia común y corriente?
___ ¿En su trabajo de escritorio, ¿Elimina el trabajo que se hace por hábito y que ya no presta ningún servicio útil?
___ ¿Simplifica el trabajo de escritorio eliminando el que no es esencial?
___ ¿Combina los formularios con los registros de archivo a fin de que un papel o documento sirva para más de un propósito?
___ ¿Evita archivar algo cuando no es probable que acuda en lo futuro a consultarlo?
VI.- COMO PODEMOS LOGRAR UNA UTILIZACIÓN IDEAL DE NUESTRO TIEMPO
- .- APRENDIENDO A ASUMIR LA RESPONSABILIDAD DE NUESTRO TIEMPO Y SUS OPCIONES.
Mientras no seamos conscientes de que el uso adecuado de nuestro tiempo, depende sólo de nosotros mismos; que la sensación de no tener suficiente tiempo, procede muy probablemente de la frustración ante la falta de satisfacción personal o de realización. Que las opciones que elijamos para utilizar las 24 horas que todos poseemos por igual, son responsabilidad de cada uno de nosotros.
B).- ESTABLECIENDO PRIORODADES CLARAS.
El que planea las actividades del día por la mañana, y realiza su plan, posee un hilo que lo guiará a través del laberinto del día más ocupado, El arreglo ordenado de su tiempo es como un rayo de luz que se desliza en todas sus ocupaciones. Pero donde no hay un plan establecido, donde la disposición del tiempo se rinde a la casualidad de los acontecimientos, pronto reinará el caos. Decidir nuestros objetivos importantes y establecer prioridades en relación a ellos.
C).- CON UNA PLANEACIÓN EFICAZ ,
Planeando anticipadamente; usemos un rato de cada día observando nuestras metas, planeando para la semana próxima, para el mes próximo, apuntando cosas que quisiéramos realizar para mantenernos listos al alcance de nuestra meta,
D).- CON NUESTRAS PLANTAS DE ENERGÍA INTRÍNSECA.
Los experimentos médicos han arrojado datos que permiten decir que la mayoría de las personas tienen períodos de rendimiento máximo, es decir, momentos del día en que trabajamos mejor. Y programemos nuestras labores de acuerdo a ellos, Si trabajamos mejor por la mañana, podemos hacer las labores más difíciles en ese período del día. Si es por la tarde, realicémoslas después de la comida,
E).- DESARROLLANDO CONFIANZA EN LOS DEMÁS.
Cuando somos capaces de percibir aptitudes y habilidades de los subalternos, así como tener confianza en que lograrán una adecuada aplicación de ellas en su trabajo, podremos delegar aquellas tareas delegables que consumen mucho de nuestro tiempo en los asuntos importantes, como planes y proyectos que sólo nosotros podemos hacer. Recordemos que una supervisión eficiente es la que se apoya en el esfuerzo de los subordinados.
F).- APRENDIENDO A DECIR “NO” ADECUADAMENTE.
La responsabilidad de nuestro tiempo demanda, ser celosos del mismo, o sea, saber disuadir adecuadamente a quienes nos puedan hacer perder el tiempo; por ejemplo, cuando un compañero quiera conversar sobre algo sin importancia, aluda a otras cuestiones mucho más apremiantes que reclaman su atención, si el jefe nos interrumpe durante una tarea importante, hacerle ver cortésmente, lo característico de dicha tarea y las posibles consecuencias de interrumpirla, en la mayoría de las personas, el no saber decir “NO” se debe a la falta de seguridad en ellas mismas.
G).- RESERVANDO TIEMPO PARA NOSOTROS SOLOS.
Preveamos a diario un momento de tranquilidad para trabajar solos, y no ser Interrumpidos si no es para algo urgente: esto nos permitirá; mayor concentración en nuestros procesos de organización y diferenciación de prioridades: éstos pequeños momentos a solas, le dan a nuestra mente ocasión de descansar, reduciendo la inquietud que a menudo acompaña a las interrupciones tan perturbadoras, las que en muchas ocasiones, nos llevan a estados de tensión y ansiedad que reducen nuestras capacidades y productividad.
(H).- PERMANECIENDO SIEMPRE EN EL PRESENTE.
Con demasiada frecuencia, el futuro atrae más que el presente, porque nos ayuda a evitar enfrentar el día de hoy; mucha energía y tiempo del trabajo diario se dedica a soñar o planear lo que ocurrirá el fin de semana próximo, la mente se desvía y evita concentrarse en lo que en ése momento importa.
Hay toda una serie de razones que pueden hacer que nos apartemos, del presente, como con las decisiones complicadas que deberemos tomar; una tarea desagradable que debe hacerse antes de la fecha; problemas de relaciones de trabajo; un gran volumen de tareas ; éstas presiones, comúnmente, pueden hacer que un viaje, o unas próximas vacaciones resulten buen pretexto para alejarnos mentalmente del presente, y empiezan a ser el centro de la atención mental, dejándose a un lado las realizaciones potenciales del momento.
VII.- COMO PUEDE USTED UTLIZAR EFICIENTEMENTE EL TIEMPO DE TRABAJO.
Ante todo, los ejecutivos deben analizar cómo ocupan su tiempo; a continuación encontrará cinco preguntas que corresponden a los aspectos más generales que ocasionan en los ejecutivos y supervisores, pérdida de tiempo en sus horas de trabajo. Analice estas preguntas y conteste a ellas en forma objetiva y realista, ya que pueden ser una ayuda en su proceso de análisis y organización de su tiempo.
- ¿Desalienta las conversaciones triviales, evitando participar en ellas?
Siempre _____ Cuando me es posible _____ A veces _____ Nunca _____
Análisis: Cuando sus subordinados o colaboradores le abordan en los pasillos o entran a su oficina para contarle un chiste o anécdota, ¿Les interrumpe cordialmente y desalienta ese tipo de conversación? Marque su respuesta.
2.- ¿Pone límites de tiempo a las conversaciones o juntas?
Siempre _____ Cuando me es posible _____ A veces _____ Nunca _____
Análisis: Al comenzar una junta o discusión, ¿Pone l+límitediimites de tiempo a las juntas o discusiones?
3.- ¿Programa sus citas?
Análisis: Acostumbra en lo posible, programar sus citas por anticipado?
Siempre _____ Cuando me es posible _____ A vece _____ Nunca _____
4.- ¿Programa por anticipado sus juntas o discusiones?
Análisis: a) Antes de iniciar una junta o discusión , ¿Establece los objetivos
Análisis.- a)Antes de iniciar una junta o discusión, ¿establece los objetivos que pretende alcanzar y la forma de hacerlo? b) Mantiene sus planes durante la junta o la discusión?
Siempre _____ Cuando me es posible _____ A veces? _____ Nunca _____
5.- ¿Utiliza técnicas para poner fin a una entrevista?
Análisis:: Cuando estima que debe dar por terminada una entrevista. ¿emplea alguna técnica para dar fin a la misma, como la de levantarse a estrechar la mano del visitante o entrevistado?
Siempre _____ Cuando me es posible _____ A veces? _____ Nunca _____
Ahora. Realice un análisis de sus respuestas a las anteriores preguntas, lo que le permitirá una sisualización más realista de aquellos aspectos generales de su trabajo, que puedan estar consumiendo su tiempo, causándole ansiedad y tensión.
Desde luego que todo lo anterior no es más que un acercamiento al tema del TIEMPO, pero que si realmente, pensamos y le dedicamos unos minutos a meditar su importancia y comenzar a aplicarlos a nuestra conducta diaria, nos dará un beneficio importante en reducción del estrés causado por falta de tiempo, del cual los únicos responsables somos nosotros mismos. Recordemos que el tiempo pasa, ése es su único quehacer, y lo hace bien, nunca se detiene. Aprovechémoslo al ponerlo a nuestro servicio empleándolo lo mejor posible.
